Cách bộ phận điều phối làm việc
Ouvare là một bộ phận điều phối nguồn hàng. Đơn vị này không sở hữu xưởng và không tuyên bố tự làm hạt. Ouvare chọn các xưởng đối tác trong cụm sản xuất hương ở Phúc Kiến và Quảng Đông, thống nhất quy cách với họ, kiểm tra công việc và tổ chức đóng gói, vận chuyển. Với người mua, điều đó có nghĩa là một đầu mối liên hệ, một bản quy cách bằng văn bản và một hồ sơ kiểm tra, ngay cả khi có nhiều xưởng và nhà cung cấp bao bì tham gia. Lý do cách làm này phù hợp với hàng hương thủ công được giải thích ở trang cụm ngành sản xuất.
Tám bước
- Yêu cầu. Bạn mô tả dòng sản phẩm, kích thước hạt, số lượng, thị trường mục tiêu, bao bì và thời hạn. Một bản mô tả ngắn là đủ; bộ phận điều phối sẽ hỏi những gì còn thiếu.
- Bảng công thức. Bộ phận điều phối viết quy cách: thành phần theo trọng lượng, đường kính hạt, kích thước lỗ, số hạt mỗi chuỗi, hoàn thiện, dây và phụ kiện, cùng quy cách bao bì. Bạn duyệt trước khi làm bất kỳ mẫu nào.
- Mẫu. Xưởng đối tác se, phơi và hoàn thiện các mẫu. Mẫu hàng có sẵn mất 5-10 ngày làm việc; công thức tùy chỉnh 15-25 ngày, vì không thể bỏ qua phơi khô và ủ.
- Mẫu lưu. Khi bạn duyệt mẫu bằng văn bản, bộ phận điều phối giữ một chiếc giống hệt làm chuẩn đối chiếu về mùi hương, màu sắc, bề mặt và bao bì.
- Lô hàng. Xưởng sản xuất lô theo bảng công thức. Thời gian làm lô thường 25-40 ngày, công thức cổ điển lâu hơn.
- Kiểm tra. Các chiếc lấy mẫu được kiểm theo quy cách và mẫu lưu, như nêu ở kiểm nghiệm và kiểm tra.
- Đóng gói. Hạt được hàn kín trong túi có gói hút ẩm, cho vào bao bì đã thỏa thuận, đóng thùng và dán nhãn. Xem bao bì.
- Vận chuyển. Bộ phận điều phối đặt tuyến, chuẩn bị chứng từ và gửi mã theo dõi. Các tuyến và giấy tờ có ở logistics.
Ai làm gì
| Bước | Bạn | Bộ phận điều phối Ouvare | Xưởng đối tác |
|---|---|---|---|
| Yêu cầu | Nêu nhu cầu, số lượng, thị trường | Đặt câu hỏi, đề xuất dòng sản phẩm | Không tham gia |
| Bảng công thức | Duyệt bằng văn bản | Viết và xác nhận quy cách | Xác nhận tính khả thi |
| Mẫu | Đánh giá và duyệt | Điều phối và kiểm tra trước khi gửi | Làm và hoàn thiện mẫu |
| Mẫu lưu | Duyệt chuẩn đối chiếu | Giữ và dán nhãn | Không tham gia |
| Lô hàng | Giữ nguyên quy cách, không thay đổi | Theo dõi tiến độ và báo cáo | Sản xuất lô |
| Kiểm tra | Xem xét hồ sơ | Kiểm tra và lập hồ sơ | Làm lại nếu cần |
| Đóng gói và vận chuyển | Xác nhận tuyến và điều kiện, thông quan nhập khẩu | Đóng gói, lập chứng từ, đặt chỗ và theo dõi | Xuất hàng |
Nhịp trao đổi
Bộ phận điều phối liên hệ mỗi khi một bước đổi trạng thái: đã phát hành bảng công thức, đã gửi mẫu, đã bắt đầu làm lô, đã kiểm tra xong, đã xuất hàng. Trong thời gian sản xuất còn có một bản tin hằng tuần về tình trạng phơi khô và mọi rủi ro đối với lịch trình, vì thời tiết có thể làm chậm việc phơi trong bóng râm. Tin nhắn gửi qua email hoặc WhatsApp tùy bạn chọn, và mọi quyết định ảnh hưởng đến quy cách đều được ghi lại trong luồng trao đổi của chương trình. Nếu một bước chậm, bộ phận điều phối báo ngay khi biết và đề xuất cách xử lý, thay vì để bạn bất ngờ vào cuối. Câu hỏi được trả lời trong ngày làm việc khi có thể, theo múi giờ của bạn trong chừng mực thực tế.
Những điểm cần bạn quyết định
- Trước khi chốt bảng công thức. Xuất xứ vật liệu, tỷ lệ trầm hương, kích thước hạt và hoàn thiện đều khó thay đổi về sau.
- Khi duyệt mẫu. Sự phê duyệt bằng văn bản của bạn trở thành chuẩn đối chiếu; thay đổi sau đó sẽ làm lại lịch.
- Ở các bản in bao bì. Nội dung in và nhãn nên được người phụ trách thị trường của bạn kiểm tra.
- Trước khi vận chuyển. Bạn chọn tuyến, điều kiện thương mại và bên thông quan nhập khẩu.
Khi có sự cố
Hàng thủ công có sự khác biệt, và đôi khi một lô không đạt quy cách: hạt quá nhỏ, nứt, mùi hương lạ. Bước kiểm tra tồn tại để phát hiện điều này trước khi đóng gói. Điều kiện làm lại được thống nhất với xưởng trước khi bắt đầu lô, và bộ phận điều phối ghi lại mọi vấn đề bằng ảnh và giá trị đo được để trao đổi dựa trên bằng chứng chứ không phải cảm nhận. Một lô chỉ được xuất khi khớp với bảng công thức và mẫu lưu, hoặc khi bạn chấp nhận bằng văn bản một sai lệch đã được ghi nhận. Nếu lỗi nằm ở yêu cầu thay đổi sau khi đã duyệt, chương trình được điều chỉnh và xác nhận lại. Chi tiết các bước kiểm tra có ở trang kiểm soát chất lượng, còn đánh giá xưởng giải thích cách chọn đối tác ngay từ đầu.
Bắt đầu một chương trình
Hãy gửi yêu cầu kèm dòng sản phẩm, kích thước, số lượng và thị trường. Bộ phận điều phối sẽ phản hồi bằng câu hỏi, bản nháp bảng công thức và khoảng tham khảo bằng văn bản cho mức tối thiểu và thời gian sản xuất, như tóm tắt ở MOQ và thời gian sản xuất. Để xem các dòng sản phẩm có thể chọn, xem tổng quan sản phẩm.